Kiểm soát khách đến thăm vào ca đêm

Mục đích

Để bảo vệ an toàn cho khách nghỉ tại khách sạn, nhân viên lễ tân và nhân viên bảo vệ phải kiểm soát khách đến thăm vào thời gian đêm và thực hiện những công việc sau:

Quy trình

Nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên lễ tân

Từ 22h bất cứ khách đến thăm nào muốn thăm khách trên phòng, nhân viên lễ tân phải yêu cầu khách đến thăm trình giấy tờ tuỳ thân và để lại giấy tờ đó tại bàn lễ tân. Nhân viên lễ tân phải kiểm tra và phô tô lại giấy tờ đó thành hai bản. Giấy tờ phô tô sẽ được lưu tại lễ tân một bản trong thời gian ít nhất là sáu tháng. Ghi lại ngày, giờ và số phòng mà khách đến thăm vào sổ giao ca và trên tờ phô tô. Gửi lại cho phòng bảo vệ một bản.
Yêu cầu khách trên phòng xuống đón khách đến thăm lên phòng. Nếu khách không xuống thì nhân viên lễ tân phải đưa khách đến thăm lên trên phòng khách.
Nếu trường hợp khách đến thăm không có bất kỳ giấy tờ tuỳ thân nào, nhân viên lễ tân phải yêu cầu khách ký vào mẫu dành cho khách và yêu cầu khách thăm điền đầy đủ thông tin vào mẫu khai báo dành cho khách đến thăm (hai mẫu này cùng trên một trang giấy). Những giấy tờ này sẽ được lưu lại tại lễ tân ít nhất là sáu tháng. Gửi cho bộ phận bảo vệ một bản phô tô.
Nếu khách hoặc khách đến thăm từ chối điền vào mẫu quy định thì nhân viên lễ tân sẽ báo cáo với giám đốc trực ban để giải quyết.
Trước khi khách đến thăm rời khỏi khách sạn, nhân viên lễ tân sẽ gọi lại cho khách một cách lịch sự và tế nhị để kiểm tra tình trạng của khách.
Sau khi gọi cho khách mà không có vấn đề gì thì nhân viên lễ tân sẽ trả lại giấy tờ tuỳ thân cho khách. Nếu có vấn đề gì xảy ra với khách thì phải báo cáo ngay với bộ phận bảo vệ và giám đốc trực để có những biện pháp xử lý kịp thời.

Nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên an ninh

Nhân viên bảo vệ phải ghi lại thời gian, biển số xe ô tô, xe máy mà khách dùng để đi đến khách sạn. Nếu khách đi đến khách sạn bằng taxi thì ghi lại biển số xe và tên hãng vào sổ giao ca.
Nhân viên bảo vệ sẽ đứng tại quầy lễ tân trong thời gian khách đến thăm làm thủ tục. Chú ý những hành vi bất thường của khách và khách đến thăm. Kiểm soát một cách khéo léo, tế nhị.
Lưu giữ bản phô tô nhận từ lễ tân trong thời gian ít nhất là 3 tháng.
Nhân viên bảo vệ thường xuyên theo dõi hệ thống camera và tuần tra hành lang tầng khách trong thời gian khách đến thăm ở trong phòng.Đặc biệt với những trường hợp không có giấy tờ tuỳ thân.
Khi khách đến thăm rời khách sạn thì ghi lại thời gian, biển số xe vào sổ giao ca Chú ý nếu khách đi bằng taxi hoặc xe ôm thì ghi biển số và tên hãng, đặc điểm của lái xe và những chi tiết nghi vấn.
Báo cáo với giám đốc trực và kết hợp để giải quyết những vấn đề xảy ra đối với khách.