Kế hoạch chống bão

Mục đích

Để tránh mất mát, thiệt hại cho tài sản của khách sạn và đảm bảo an toàn cho khách, nhân viên trước, trong và sau khi bão.

Quy trình

I. TRƯỚC KHI BÃO ĐẾN

Các Trưởng bộ phận phải nắm rõ tình hình, diễn biến cơn bão trước 24 – 48 giờ bão đổ bộ.
Giám đốc điều hành hoặc Giám đốc trực ban sẽ thành lập đội phòng chống bão, và sẽ chỉ thị cụ thể cho các bộ phận có liên quan tại cuộc họp phòng chống bão của Ban giám đốc

II. CÁC CÔNG VIỆC CẦN LÀM TRƯỚC KHI BÃO ĐẾN

1. Bộ phận Lễ tân

Chuẩn bị thư thông báo về tình hình cơn bão cho tất cả khách ở tại khách sạn, và được ký bởi giám đốc điều hành/giám đốc trực ban
Khuyến cáo khách “Hãy cảnh giác với gió mạnh, đóng và khoá cửa sổ, cửa chính một cách chặt chẽ”. Khuyên khách không nên rời khách sạn
Lên kế hoạch gia cố cửa kính trước sảnh khi có gió lớn
Sắp xếp 01 nhân viên cùng 01 nhân viên bảo vệ giữ cửa kính sảnh

2. Bộ phận kinh doanh

Kết hợp với bộ phận lễ tân cập nhật lịch trình của khách, thời gian đến và đi của khách cho giám đốc điều hành để đưa ra những chỉ thị cụ thể

3. Bộ phận nhà buồng

Bộ phận nhà buồng chuẩn bị những dụng cụ hỗ trợ, cần thiết, chuẩn bị giẻ, máy hút nước, luôn trong tình trạng sẵn sàng.
Chuyển các cây từ ban công vào trong phòng khách, hoặc gia cố buộc chằng đảm bảo không đổ vỡ
Buộc, chằng tất cả các cây to lại khu vực công cộng phía ngoài khách sạn
Kiểm tra một cách cẩn thận tất cả các phòng trống, và đảm bảo chắc chắn rằng tất cả các cửa sổ, cửa chính phải được đóng, khoá một cách cẩn thận
Chuẩn bị bao cát, giẻ khô để chặn nước từ bên ngoài vào cửa chính và các cửa khác
Kiểm tra tình trạng bộ đàm, đèn pin trong điều kiện sử dụng tốt để giữ liên lạc với các bộ phận khác

4. Bộ phận kỹ thuật

Bộ phận kỹ thuật chuẩn bị dầu cho máy phát đề phòng trường hợp mất điện trong vài ngày, dựa vào dự báo
Kiểm tra kho gas
Chuẩn bị dây thừng, vật dụng chằng buộc các thiết bị cần thiết : các thiết bị kỹ thuật ăng ten, cột thu sóng, hệ thống đèn, điều hòa phía ngoài khách sạn.
Chuẩn bị dây thừng buộc các cây to, và di chuyển các chậu cây cảnh an toàn.
Tháo toàn bộ cờ, và bảo quản.
Khóa cửa trạm ATS
Kiểm tra máy bơm nước, để bơm nước tại chân máy phát điện
Kiểm tra và thông hệ thống thoát nước. Chuẩn bị dụng cụ để xử lý sự cố vỡ ống nước
Kiểm tra tình trạng máy phát điện
Tháo bớt nước bể bơi thấp hơn bề mặt sàn 30 cm

- Chuẩn bị bộ đàm, pin, đèn pin, áo mưa, ủng đặc biệt là ca đêm.

Chằng buộc các cục nóng

- Ngắt các thiết bị điện không cần thiết. Ngắt máy chủ.

5. Bộ phận kế toán/ mua bán

Sẵn sàng mua những đồ cần thiết mà các bộ phận liên quan yêu cầu

6. Bộ phận An ninh

Kiểm tra, đóng chốt tất cả các cửa sổ
Chuẩn bị dây thừng, vật dụng chằng buộc cây phía ngoài khu vực tầng 01. Di chuyển các chậu cây cảnh tầng 1 đảm bảo an toàn
Giám sát, Trưởng ca bảo vệ phải tuần tra thường xuyên hơn, và báo cáo tất cả những thông tin cần thiết cho đội chống bão và những bộ phận liên quan
Đóng khóa cửa sau lại , và đi tuần khắc phục sự cố
Nhân viên bảo vệ thường xuyên tuần tra và quan sát, nếu phát hiện cây cảnh hoặc những vật dụng khác của khách sạn có nguy cơ bị đổ, bay mất thì phải buộc lại, báo các bộ phận liên quan hỗ trợ
Kiểm tra tình trạng bộ đàm, đèn pin , áo mưa trong điều kiện sử dụng tốt để giữ liên lạc với các bộ phận khác

7. Bộ phận Health Club

Tập trung tất cả trang thiết bị của khu vực bể bơi và khoá, chằng buộc lại như : bàn, ghế, cột ô….
Chuyển tất cả ô, tranh ảnh, porter vào phía trong
Mở nắp thoát nước bể bơi
Chằng buộc cửa kính ra khu bể bơi.
Khoá các cửa tại khu vực bể bơi. Đóng chốt lại các cửa sổ
Chuẩn bị dây thừng, vật dụng chằng buộc cây phía ngoài khu vực tầng 03. Di chuyển các chậu cây cảnh tầng 3 đảm bảo an toàn
Thông báo với khách “Bể bơi tạm thời đóng cửa”

8. Bộ phận nhà hàng

Kiểm tra, đóng chốt tất cả các cửa ra vào và cửa sổ.

Bộ phận Bếp

Lên kế hoạch và dự trữ lương thực thực phẩm đảm bảo cho hoạt động của khách sạn trong thời gian bão.

- Liên lạc với nhân sự để lấy danh sách nhân viên, chuẩn bị đồ ăn cho nhân viên trong trường hợp gió bão lớn, nhân viên không về được

Phòng Nhân sự

Lập danh sách những nhân viên ở lại tại khách sạn để trình giám đốc/ giám đốc trực ban. Có thể những nhân viên làm chiều sẽ tiếp tục được yêu cầu làm ca đêm vì nhân viên làm ca đêm không thể đi làm

Lưu ý: Tất cả các phòng ban liên quan có kế hoạch phân bổ thêm nhân viên làm nhiệm vụ trong thời gian bão vào thời gian ban đêm, ít nhất: 1 FBK, 1 FBS, 2 FO, 1 cashier, 3 HK, 3 M&E, 4 SE và gửi danh sách nhân viên đó cho phòng Nhân sự

III. TRONG THỜI GIAN BÃO

Tất cả các bộ đàm của các bộ phận đều bật về kênh 01

Đội trưởng phòng chống bão sẽ túc trực và thường xuyên giữ liên lạc với các bộ phận. Đưa ra hướng dẫn cụ thể cho nhân viên và các bộ phận có liên quan

Nhiệm vụ và trách nhiêm của các bộ phận liên quan

1. Bộ phận An ninh

Giám sát, trưởng ca bảo vệ thường xuyên tuần tra và báo cáo những thông tin cần thiết đến thành viên của đội phòng chống bão, và các bộ phận liên quan
Sẵn sàng trợ giúp bộ phận khác nếu được yêu cầuWilling to help other departments if required
Thường xuyên tuần tra, ngăn chặn những người không có thẩm quyền đột nhập vào khách sạn
Tắt toàn bộ hệ thống đèn ngoài trời, phòng tránh hiện tượng chập cháySwitch off the signage, outside light, spot lights around the building.
Sử dụng đèn pin vào thời gian tối, đêm để tuần tra

2. Bộ phận Kỹ thuật

Nhân viên kỹ thuật thường trực tại những khu vực đã được phân công và thường xuyên giữ liên lạc với đội phòng chống bão
Tắt trang thiết bị máy móc không cần thiết
Trực tại khu vực máy phát khi điện lưới bị cắt
Khóa – buộc cửa chính chặt chẽ, khi có sự trợ giúp từ bộ phận lễ tân
Thường xuyên kiểm tra trong và ngoài khách sạn để khắc phục kịp thời những sự cố
Sử dụng đèn pin thời gian tối và đêm để tuần tra

3. Bộ phận Lễ tân

Nhân viên lễ tân luôn sẵn sàng trả lời những câu hỏi của khách
Nắm rõ số điện thoại liên lạc với các Trưởng bộ phận trong khách sạn, cảnh sát đảm bảo an ninh, cảnh sát chữa cháy, cứu thương ..., và thực hiện theo sự chỉ dẫn của ban giám đốc

4. Bộ phận buòng phòng

Nhân viên bộ phận buồng thường xuyên giữ liên lạc, và thường trực theo sự phân công các khu vực như: tầng khách, cửa chính... ngăn nước mưa có thể tràn vào
Thường xuyên kiểm tra các khu vực như hành lang, tầng khách để giải quyết sự cố.

5. Các bộ phận khác

- Luôn sẵn sàng giúp đỡ khách khi được yêu cầu

IV. SAU KHI BÃO

Các trưởng bộ phận báo cáo tình hình chung sau bão cho giám đốc điều hành, đội trưởng đội chống bão
Giám đốc điều hành, đội trưởng phòng chống bão đưa ra những chỉ thị cụ thể cho những bộ phận liên quan để giải quyết những vấn đề tồn đọng do bão gây ra
Phòng kế toán liên lạc với công ty bảo hiểm về những hỏng hóc, mất mát những đồ đặc mà khách sạn đã mua bảo hiểm do thiên tai gây ra
Phòng nhân sự đề xuất với giám đốc có hình thức khen thưởng với những nhân viên có thành tích, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ