Quy trình làm việc tại các vị trí

I. VỊ TRÍ SẢNH

- Thời gian làm việc 24/24

- Vị trí trực tại khu vực trước sảnh khách sạn.
 
- Nhân viên bảo vệ trực tại chốt này luôn phải giữ tư thế tác phong hết sức nghiêm túc. (Không được ngồi, đứng ngả nghiêng.)

- Luôn mang theo bộ đàm trong suốt ca trực của mình để giữ liên lạc với các vị trí khác, và yêu cầu tăng cường khi cần thiết.

- Bảo vệ an toàn cho toàn bộ khu vực của khách sạn.

- Chào, đón khách khi Khách vào sử dụng dịch vụ, hoặc đến thuê phòng.

- Bảo vệ an toàn hành lý cho khách khi khách nhận hoặc trả phòng.

- Có sự kết hợp một cách tốt nhất với nhân viên lễ tân để giúp đỡ khách, và làm cho khách luôn hài lòng về tinh thần phục vụ.

- Hướng dẫn các nhà cung cấp, khách đến thăm, công nhân, khách đến liên hệ công tác với các phòng ban, ban giám đốc đi lối cổng sau.

- Ngăn chặn những người không có thẩm quyền cố tình vào khách sạn với mục đích không rõ ràng.

- Hướng dẫn xe ô tô đi theo một chiều và đỗ tại bãi xe. Không để tình trạng ách tắc xe tại cửa chính khách sạn.

- Không cho phép bất cứ nhân viên, công nhân nào gây ồn ào mất trật tự, hoặc mang bất cứ tài sản nào ra khỏi khu vực này. Những trường hợp đặc biệt phải có sự đồng ý trực tiếp của ban giám đốc.

- Không cho phép nhân viên nào gặp người nhà tại cửa chính khách sạn.

- Bất cứ những gì xảy ra với khách thì phải báo cáo với Trưởng ca, Giám sát hoặc Giám đốc trực ban để giải quyết.

II. VỊ TRÍ CỔNG SAU

- Thời gian làm việc 24/24.

- Bảo đảm an toàn cho khu vực nhà xe và khu vực phía sau khách sạn.

- Luôn giữ liên lạc với các chốt khác bằng bộ đàm.

1. Kiểm soát công nhân lao động bên ngoài

-Yêu cầu công nhân thực hiện nghiêm chỉnh nội quy, quy định của khách sạn.

- Phát thẻ công nhân, và yêu cầu họ đeo thẻ trong quá trình làm việc tại khách sạn.

- Đăng ký vào sổ theo dõi công nhân bao gồm họ tên, đơn vị và tài sản, hoặc dụng cụ mang theo.( Kiểm tra và đếm một cách chi tiết).

- Báo với trưởng ca, giám sát về khu vực họ vào làm việc.

- Khi họ ra về, hoặc ra ngoài thì kiểm tra tất cả những túi đồ mang theo.

- Kiểm tra bằng máy rò kim loại

-Thu lại thẻ công nhân, vé xe, và ghi lại vào sổ giờ ra của họ.

 -Lập biên bản những trường hợp vi phạm.

2.  Kiểm soát khách đến liên hệ công tác, những nhà cung cấp

-Gọi điện cho bộ phận mà khách cần liên hệ và báo lại xem bộ phận đó có cho phép không.

-Yêu cầu họ xuất trình giấy tờ tuỳ thân.

- Giấy tờ tùy thân của họ sẽ phải để tại cổng sau trong suốt quá trình làm việc tại khách sạn.

- Nếu khách không có bất cứ giấy tờ tùy thân nào, nhân viên bảo vệ cần lien lạc lại cho bộ phận liên quan mà khách muốn gặp để xác nhận lại thong tin.

- Đăng ký vào sổ những thông tin về khách và những tài sản, trang thiết bị mà khách mang theo.

- Phát thẻ cho khách và yêu cầu khách đeo thẻ trong suốt quá trình làm việc tại khách sạn.

- Chỉ đường, hoặc dẫn khách lên nếu khách chưa biết lối.

- Khi khách ra về thu lại thẻ khách.

-Kiểm tra toàn bộ tài sản mà khách mang ra theo đăng ký từ trước.

- Trả lại giấy tờ cho khách.

-Hoàn chỉnh sổ theo dõi.

-Ngăn chặn những người cố tình vào khách sạn bằng giấy tờ giả mạo.

3.  Kiểm soát tài sản, trang thiết bị ra/ vào. 
 
- Tất cả những tài sản mang vào khu vực khách sạn đều được ghi vào sổ theo dõi tài sản và được kiểm tra kỹ về số lượng một cách chi tiết.

- Tất cả những tài sản, trang thiết bị được mang ra ngoài phải được sự đồng ý của những người có thẩm quyền như ban giám đốc, các trưởng bộ phận và cùng với giấy qua cổng theo mẫu của nhân sự đưa ra. Nhân viên bảo vệ phải đăng ký vào sổ theo dõi tài sản và kiểm tra số lượng một cách chính xác để theo dõi. 

Hoàn thành các danh mục trong mẫu giấy qua cổng theo quy định và lưu lại tại chốt bảo vệ để theo dõi và khi tài sản được mang trả lại.

- Hoàn thành giấy phép ra vào cổng, và lưu lại để đối chiếu khi tài sản mang vào.

4. Kiểm soát chìa khoá 
 
- Giao nhận chìa khoá từ nhân viên văn phòng theo mẫu sổ giao nhận chìa khoá vào các đầu giờ và cuối giờ làm việc.

- Ghi lại một cách chi tiết về số lượng, thời gian và lý do (Đặc biệt là vào thời gian không phải giờ làm việc).

- Cất giữ chìa khoá tại tủ chìa khoá tại chốt sau bảo vệ.

-Hệ thống chìa khoá của khách sạn sẽ được cất giữ tại tủ chìa khoá và chỉ sử dụng chúng khi được yêu cầu và trong tình huống khẩn cấp.
 
-Kiểm soát một cách cẩn thận theo kỹ năng cơ bản về an ninh chìa khoá và có sự giao nhận về số lượng giữa các ca với nhau..

5.  Kiểm soát nhân viên

 -Yêu cầu nhân viên trình diện thẻ nhân viên khách sạn khi đến làm việc.

-Giám sát và hướng dẫn nhân viên cà thẻ vào.

-Nhân viên chỉ được dập thẻ của chính nhân viên đó. Tránh dập thẻ hộ.

-Yêu cầu nhân viên khai báo tiền (Nếu từ 1.000.000VND trở lên theo quy định của phòng nhân sự. Khai báo tư trang mang vào, tránh trường hợp trùng với những đồ của khách sạn)

-Kiểm soát nhân viên ra ngoài trong giờ làm việc bằng giấy ra cổng, và có sự đồng ý của các trưởng bộ phận theo mẫu của phòng nhân sự đã ra. Nhân viên bảo vệ phải điền các thông tin theo mẫu này một cách đầy đủ và lưu lại.

-Kiểm soát nhân viên khi gặp người nhà hoặc bạn bè tại khu vực phía sau.

-Khi nhân viên ra về thì giám sát việc dập thẻ và yêu cầu nhân viên mở túi để kiểm tra và tư trang mang theo.

-Lập biên bản với những nhân viên vi phạm để báo cáo sự việc lên ban giám đốc.

6. Kiểm soát trang thiết bị -tài sản

-Luôn có tinh thần sử dụng một cách cẩn thận và giữ gìn tất cả những trang thiết bị của phòng.

-Kiểm soát thời gian xạc pin bộ đàm, máy dò kim loại theo quy định.

-Bàn giao và nhận bàn giao khi ca trực của mình bắt đầu và kết thúc.

-Giữ vệ sinh nơi làm việc luôn sạch sẽ.


III. VỊ TRÍ TUẦN TRA
 
-Trưởng Ca/Giám sát là người chịu trách nhiệm toàn bộ tình hình an ninh của khách sạn trong suốt ca trực của mình.  Họ là người đảm nhiệm công việc tuần tra trong và ngoài tòa nhà

- Luôn luôn đi làm việc đúng giờ (Trước 15 phút theo quy định ), Và chỉ được phép rời khách sạn khi hết giờ làm việc, và hoàn thành công việc bàn giao cho ca sau.

- Tuyệt đối không được ngủ trong khi làm việc. 

- Không được đi làm trong t́nh trạng say rượu, bia.

- Vào ca trực, và trước khi nhận ca phải nắm rõ tình hình, và các hoạt động xảy ra trước đó. Cập nhật những thông tin mới nhất, và phổ biến lại cho tất cả các nhân viên trong ca trực của mình những sự việc đó xảy ra, đang xảy ra, và sẽ xảy ra với khách sạn.

- Hội ý nhân viên trước khi ca trực của mình theo lệnh của trưởng phòng.

- Kiểm tra toàn bộ tài sản, trang thiết bị, dụng cụ, hệ thống sổ sách, hệ thống chìa khóa một cách cẩn thận, chi tiết trước khi nhận ca.

- Phân công nhân viên theo lịch, và giám sát các nhân viên trong toàn bộ ca trực.

- Yêu cầu tất cả các nhân viên thực hiện nghiêm chỉnh những nội quy, quy định của khách sạn.

- Đảm bảo chắc chắn những khu vực quanh chốt bảo vệ luôn sạch sẽ. Những tài sản khác như hệ thống sổ sách, tài liệu luôn ở trong tình trạng hoạt động tốt, sẵn sàng phục vụ cho công việc.

- Trong trường hợp trưởng phòng vắng mặt, trưởng ca có thể báo cáo những vấn đề cấp bách một cách trực tiếp với tổng giám đốc, giám đốc trực ban và báo cáo lại cho trưởng phòng càng sớm càng tốt.

- Thường xuyên kiểm tra toàn bộ các khu vực trong, và ngoài khách sạn ít nhất hai tiếng một lần.

- Ngăn chặn bất cứ những người không được phép, không có thẩm quyền vào khách sạn, hoặc la cà xung quanh khách sạn.

- Thường xuyên kiểm tra hệ thống CAMERA trong phòng tổng đài.

- Kiểm tra hệ thống cửa sổ sau giờ làm việc, và đặc biệt trước khi trời mưa, hoặc giông bão.

- Bật, tắt điện theo lịch đã có, và tắt những đèn không cần thiết trong quá trình tuần tra.

- Ghi chép một cách chi tiết, và cụ thể theo đúng quy trình vào sổ giao ca những vấn đề có liên quan đến an toàn của khách sạn như trộm cắp, mất mát, phá hoại, tai nạn…

- Có những hành động ngay lập tức về những bấp cập như mất mát, và tìm thấy trong khu vực khách sạn.

- Biết rõ về kế hoạch chữa cháy, và là một trong những thành viên trụ cột của đội chữa cháy cơ sở. Có phản ứng mau lẹ, tỉnh táo khi có tín hiệu báo cháy.

- Lập kế hoạch và tiến hành thực hiện kiểm tra, bảo dưỡng trang thiết bị phòng cháy, chữa cháyy trong toàn bộ khách sạn.

-Nắm chắc sơ đồ sơ tán của khách sạn (Như sơ đồ của khách sạn, cầu thang thoát hiểm, cầu thang bộ) để hướng dẫn khách và nhân viên thoát nạn trong tình huống khẩn cấp.

- Thực hiện nghiêm túc những kế hoạch bảo vệ những đoàn khách quan trọng, những đoàn khách lớn, hội nghị, tiệc cưới… khi họ đến và rời khách sạn.

- Có những phản ứng kịp thời với những tình huống khẩn cấp như cháy, nổ…

- Tiến hành điều tra tất cả những vụ việc, tai nạn…

-Có những biện pháp cấp cứu trong trường hợp có người ốm hoặc bị thương.

-Lập biên bản những trường hợp công nhân, nhân viên vi phạm nội quy, quy định, báo cáo lên ban giám đốc để đưa ra quyết định xử lý.

-Thực hiện bất cứ nhiệm vụ nào mà Trưởng phòng hoặc giám đốc yêu cầu.