Kiểm soát chìa khoá

1. Tất cả các chìa khóa là tài sản của khách sạn, chúng phải được giữ gìn, bảo quản và mang theo bởi những người chịu trách nhiệm về việc quản lý các chìa khóa.
2.  Chủ đầu tư sẽ kiểm soát tất cả các chìa khóa tổng như tài sản của doanh nghiệp và bộ phận an ninh sẽ kiểm soát các chìa khóa dự phòng cho các phòng khách, khu vực công cộng và tòa nhà văn phòng.
3. Tất cả các chìa khóa phải được cất giữ, và bàn giao cẩn thận khi bàn giao ca làm việc.
4. Các chìa khóa được chia thành hai loại: Chìa khóa sử dụng cho hoạt động hàng ngày và chìa khóa dự phòng để sử dụng trong trường hợp khẩn cấp. Các chìa khóa sử dụng cho hoạt động hàng ngày được cất giữ tại cổng sau và chỉ cho mượn, bàn giao cho người có trách nhiệm, với đầy đủ "chữ ký mượn/trả"  được ghi chép trong sổ kiểm soát an ninh. Các chìa khóa dự phòng được lưu giữ tại két an toàn của phòng an ninh và các chìa khóa này được bàn giao bởi Trưởng ca, Giám sát an ninh, với đầy đủ chữ ký trong sổ kiểm soát chìa khóa.
5. Nếu có thay đổi bất kỳ chìa khóa nào liên quan đến chìa khóa của khách sạn phải được Giám đốc điều hành thông qua và phải thông báo ngay cho Kế toán trưởng/Trưởng phòng an ninh
6.  Bất kỳ chìa khóa nào bị hỏng hoặc bị mất phải được báo cáo ngay với Giám đốc điều hành/Kế toán trưởng/Trưởng phòng an ninh bằng văn bản và lập biên bản vụ việc trên. Các chìa khóa bị hỏng phải được cất giữ trong két an toàn của phòng an ninh.
7. Các phòng ban khi chìa khóa bị mất hoặc bị hỏng mà muốn làm thêm chìa khóa phục vụ cho công việc hàng ngày thì phải trình Giám đốc điều hành/Kế toán trưởng duyệt và gửi 01 chiếc bản sao cho bộ phận an ninh để kiểm soát.
8. Tất cả các nhân viên kiểm soát, cất giữ hoặc mượn chìa khóa đều phải chịu trách nhiệm về hành vi sai trái, hay hành vi vi phạm các quy trình kiểm soát chìa khóa ( SOP) dựa trên các quy tắc làm việc của Công ty.

1. Các chìa khóa văn phòng có thể được bàn giao cho các thành viên trong phòng ban đó, và chìa khóa phải được gửi lại cổng sau cho phòng an ninh khi kết thúc ca làm việc.
2. Chìa khoá văn phòng làm việc của Trưởng các phòng ban chỉ được bàn giao cho Trưởng phòng ban và chìa khóa đó được gửi cho nhân viên an ninh tại cổng sau khi kết thúc ca làm việc.
3. Chìa khóa kho chỉ có thể được bàn giao cho nhân viên kho khi làm nhiệm vụ và  được gửi cho nhân viên an ninh tại cổng sau khi kết thúc ca làm việc.
4. Các chìa khóa phòng làm việc của Trưởng các phòng ban chỉ được bàn giao cho các thành viên trong phòng ban đó khi có sự chấp thuận bằng miệng hoặc bằng văn bản của Trưởng bộ phận ấy. Khi mở cửa cần có nhân viên an ninh giám sát, và người mượn chìa khóa phải ký xác nhận vào sổ kiểm  soát của phòng an ninh.
5. Trong các trường hợp khẩn cấp, cấp thiết như mở văn phòng lấy tài liệu, mở kho để lấy đồ phục vụ cho khách hàng hoặc cho vận hành khách sạn…., các nhân viên muốn mượn chìa khoá phải đến phòng an ninh và yêu cầu mượn chìa khóa dự phòng dưới sự chứng kiến Trưởng ca, hoặc Giám sát an ninh cho việc mở và đóng cửa văn phòng /cửa kho và trả lại chìa khóa cho phòng an ninh. Các việc làm này cần phải được ký xác nhận trong sổ nhật ký kiểm soát khóa an toàn.
6. Trường hợp vào phòng có khách để kiểm tra phòng, hoặc két an toàn của phòng đó mà tại thời điểm đó khách không có ở trong phòng thì bắt buộc ít nhất phải có 03 bộ phận chứng kiến (Giám đốc trực ban, an ninh, Lễ tân, Buồng phòng, Kỹ thuật).

1. Bộ phận an ninh của khách sạn có trách nhiệm cất giữ và bảo đảm an toàn tất cả các chìa khóa theo đúng quy định. Tất cả các chìa khóa  phải được kiểm soát bằng sổ kiểm soát. Nếu có bất kỳ mất mát, hay hành vi sai trái xảy ra liên quan đến việc kiểm soát chìa khóa trong quá trình làm việc, các nhân viên an ninh trong ca trực đó sẽ  bị cảnh cáo, kỷ luật.
2. Các nhân viên an ninh làm nhiệm vụ tại cổng sau của khách sạn có trách nhiệm cất giữ và bàn giao chìa khóa tại cổng sau với các thông tin chi tiết của các phòng ban, thời gian mượn, thời gian trả, người mượn, người trả và chữ ký xác nhận trong sổ nhật ký kiểm soát chìa khóa.
3. Các Trưởng ca, Giám sát phòng an ninh đang làm nhiệm vụ có trách nhiệm giữ két an toàn, niêm phong và bàn giao chìa khóa dự phòng  với tất cả các thông tin chi tiết của các phòng ban, thời gian mượn, thời gian trả, người mượn, người trả và ký tên xác nhận trong sổ nhật ký kiểm soát chìa khóa. Các chìa khóa này chỉ sử dụng cho các trường hợp khẩn cấp.
4. Các Trưởng ca, Giám sát phòng an ninh trong khi làm việc có trách nhiệm trong việc lập biên bản về việc hỏng hoặc mất chìa khóa, và  kiểm soát các trường hợp mượn,  sử dụng chìa khóa
5. Các Trưởng ca, Giám sát phòng an ninh cần phải báo cáo cho Giám đốc điều hành/Kế toán trưởng/Trưởng phòng an ninh ngay sau khi nhận thông tin về việc chìa khóa bị hỏng hoặc bị mất.